Personel Özlük Birimi
Hastane personelinin özlük ile ilgili her türlü yazışmalarını yürütür. (Yıllık izin, kongre izni, yurt dışı izni, mal beyanları, terfi, göreve başlama ve görevden ayrılma, ücretsiz izin, geçici görev, emeklilik, istifa, vs. gibi)
Kurum içinden veya dışından gelen-giden genel yazıların yazışmalarını yürütür.
Yapılan tüm işlemleri dosyalayarak saklar.Personelin özlük dosyasının muhafazasını sağlar.
Personelin disiplin ile ilgili bütün işlemlerini yürütür.
657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 4/B maddesine göre görev yapan sözleşmeli personelin sözleşme yenileme ve diğer yazışma işlerini yapar.
Döner Sermaye ek ödemeye esas olmak üzere aylık olarak personelin izin sürelerinin mutemetlik birimine bildirilmesini yapar ve diğer birimlerle koordineli olarak çalışır.
Temel İş,Yetki Ve Sorumluluklar
- Birimimize gelen evraklar:
-Evrak Birimi tarafından birimimize getirilen evraklar içeriğine göre işleme tabi tutulur. Cevap yazılması gereken yazılara geldiği kuruma hitaben ilgili cevabi yazı yazılır.
-Gelen evrak personel dilekçesi ise; dilekçede talep edilen konuya göre ilgili ya personele ya da gönderilmesi gereken kuruma cevabi yazı yazılır.
Personelin izin-rapor İşlemleri:
-Personel izin talebi ile birimimize müracaat ettiğinde kurumumuz tarafından kullanılan yazılım programından izin talep formu çıkartılır. Personel, izin talep formunu imzalayarak ilgili birim sorumlularına onaylattıktan sonra birimimize tekrar getirir. Gelen izin talep formu ÇKYS sistemine işlendikten sonra personelin özlük dosyasına kaldırılır.
- Rapor (istirahat raporu, heyet raporu vb.) alan personel aldığı raporu kendisinden sorumlu olan müdüre onaylattıktan sonra birimimize getirir. Rapor, Kurumumuz yazılım programına ve ÇKYS sistemine kayıt yapıldıktan sonra personelin özlük dosyasına takılır. 30 günlük heyet raporları insan kaynakları formuna işlenerek genel sekreterliğe mail olarak bildirilir. Personel tarafından alınan 10 günlük istirahat raporlarının birer fotokopisi maaş mutemetliğine izinli ve raporlu personel listeleriyle birlikte teslim edilir.
- Aylıksız izin, kongre izni, yurtdışı izni almak isteyen personel dilekçelerini veya özlükten aldıkları matbuu formları birim sorumlularına onaylattırdıktan ve evrak kayıt numarası aldıktan sonra birimimiz teslim eder. Özlük Birimi olarak ilgili izne başhekimlik onayı alınarak hastanemiz yazılım programına ve ÇKYS sistemine işlenir.
- Başlayan ve ayrılan personel işlemleri:
-Kurumumuza naklen tayin olan personel ayrıldığı kurumdan aldığı maaş nakil ilmuhaberi ile birimimize müracaat eder. Gelen personele personel bilgi formu, oryantasyon formu, kimlik kartı talep formu, personel gizlilik sözleşmesi doldurtulur. Kimlik kartının fotokopisi ve fotoğraf alınır. ÇKYS’ den alınan tayin kararına istinaden personelin başlayışı yapılır. Personele imzalatılan tebellüğ belgesi, tayin kararı, nakil ilmuhaberi başlayış yazısı ile Yenimahalle mal müdürlüğüne ve 3.bölge genel sekreterliğine yazı ile, genel sekreterlik insan kaynakları birimine mail olarak bildirilir. Personele hastanemiz yazılım programından yeni kullanım sayfası ve şahsi sicil dosya açılır.
-Kurumumuzdan naklen ayrılacak olan personelin ayrılış kararı ÇKYS sisteminden kontrol edilir. ÇKYS sisteminde görüldükten sonra personele kadrosuna göre zimmetlerini düşürmek üzere personel ayrılış bildirim formu verilir ve ilgili birimlerden ayrılmasında sakınca olmadığına dair imza aldıktan sonra birimimize teslim edilir. Daha sonra ÇKYS den ayılış kararına istinaden personelin ayrılışı yapılır. İmzalatılan ayrılış tebellüğ belgesi, tayin kararı ve ayrılış bildirim formu ayrılış yazısı ile Yenimahalle mal müdürlüğüne ve 3.bölge genel sekreterliğine yazı ile, genel sekreterlik insan kaynakları birimine mail olarak bildirilir. Ayrılan personelin dosyası genel sekreterliğe gönderilmek üzere arşive kaldırılır.
-Kurumumuza başlayan yada ayrılan ve ücretsiz izne ayrılan yada başlayan personelin başlayış ve ayrılış tarihleri, E-SGK sayfasından Kesenek Bilgi sistemine girilir.
- Servislerin aylık nöbet ve icap çizelgeleri özlük biriminde arşivlenir.
- Özlük Biriminde toplanan acil servis nöbet listeleri ve nöbet değişim çizelgelerine göre acil servis idari şef, acil servis cerrahi, dahili branş, acil servis pratisyen ve acil tıp uzmanı nöbetlerinin puantajları yapılarak, hazırlanan form onaylattırıldıktan sonra Maaş Mutemetliğine teslim edilir.
- Yemekhane için aylık yemek yiyen personel sayısı servisler tarafından getirilen çalışma çizelgelerine göre hazırlanarak yemekhane personeline bildirilir.
- Aylık hazırlanan imza çizelgeleri personele dağıtılır ve ay sonlarında özlük biriminde arşivlenir.
- Servis sorumluları tarafından hazırlanan bilgi toplama formları birimimizde toplanır. Ay sonlarında gelen formlar yeni ayın ilk haftasına kadar ÇKYS bilgi toplama sistemine özlük birimi tarafından işlenir. Devamında İstatistik Birimine, Sağlık Bakım Hizmetleri Müdürü, Kalite Birimi ile Eğitim Birimine aylık personel hareketleri ve PDC ile doluluk oranları bildirilir.
- Haftanın her Salı ve Perşembe günleri ÇKYS ekranından hitap raporu alınarak, görülen eksiklikler ÇKYS ekranından ilgili personelin kartından düzeltilir.
- Hastanemiz personellerinden Muhakkik olarak görevlendirilen personele gönderilen inceleme evrakları ilgili muhakkik tarafından incelenerek ve yeminli katip tarafından hazırlanan evraklar hem inceleme dosyasına kaldırılır hem de incelemenin geldiği kuruma gönderilir.
- İdari personelin terfi işlemleri her ayın 14’de ÇKYS terfi ekranından yapılarak karar çıktısı alınır. Bu kararlar onaylandıktan sonra birer nüshaları Maaş Mutemetliğine yazı ile gönderilir. Birer nüshaları şahsi sicil dosyalarına kaldırılır.
- Kamu Hastaneleri Kurumu tarafından yapılan Sağlık personeline ait terfiler her ayın 14’de ÇKYS son durum ekranından kontrol edilerek Birimimiz tarafından hazırlanan terfi formuna doldurularak Yöneticilik makamından onay alındıktan sonra birer nüshaları maaş mutemetliğine yazı ile bildirilir. Birer nüshaları ilgili personelin şahsi sicil dosyasına kaldırılır.
- Hastanemizde Aday memur olarak görev yapan personelin aday memur eğitimi alabilmeleri için listeler hazırlanarak eğitim birimine teslim edilir. Eğitimleri ve sınavlarını başarı ile tamamlayan personellerin asalet teklifleri 3.Bölge Genel Sekreterliğine yazı ile bildirilir.
- Hastanemiz Radyoloji Birimi emrinde görev yapan personelin fiili hizmet zammı ödemelerine ilişkin Radyoloji Birim sorumlusu ve Maaş Mutemetliği tarafından hazırlanan belgeler üst yazı ile 3.Bölge Genel Sekreterliğine bildirilir.
- Hastanemiz emrinde görev yapmakta iken eğitim amaçlı ve eğitim sonunda hastanemize dönmek üzere başka kuruma görevlendirilen personele ait kefalet senedi hazırlanarak imzalatılır, Maaş mutemetliğine ve 3.Bölge Genel Sekreterliğine yazı ile gönderilir.
- Hastanemiz emrinde görev yapan personellerin daha önce SSK’lı olarak görev yaptıkları hizmetlerinin mevcut hizmetleri ile birleştirilmek üzere SGK’dan gelen hizmet gün dökümü, çalıştıkları kurumlardan alınan belgeler ve dilekçeleri ile birlikte 3.Bölge Genel Sekreterliğine bildirilir.
- Hastanemiz emrinde 4/B ve 4924 sözleşmeli personel statüsünde görev yapan personelin her yılın sonunda sözleşmeleri yenilerek imzalatılan sözleşmeler Yenimahalle Mal Müdürlüğüne ve 3.Bölge Genel Sekreterliğine yazı ile gönderilir.
Hastane Üst Yönetiminin vereceği her türlü iş ve görevler.
Hastane Başhekimlik idare katında bulunmaktadır